EDI'ye başlarken: ticaret ortağıyla entegrasyon süreci
Çoğu firma EDI'yi kendi isteğiyle değil, büyük bir müşteri şart koştuğu için kurar. Süreç ilk bakışta karmaşık görünür ama adımları bellidir.
1. Şartnameyi alın
Ortağınız size bir EDI şartnamesi verir (İngilizcesi genellikle *Message Implementation Guideline* ya da kısaca MIG). Bu belge, standardın genelini değil, o ortağın sizden tam olarak ne beklediğini anlatır.
Şartnamede aranacak dört şey:
- Hangi mesajlar kullanılacak (yalnızca ORDERS ve INVOIC mi, DESADV de var mı)
- Hangi sürüm (EDIFACT D.96A, D.01B gibi)
- Hangi segmentler zorunlu, hangileri isteğe bağlı
- Tarafların GLN numaraları
Şartnamenin en kritik kısmı zorunlu alanlar listesidir. Standart bir segmenti isteğe bağlı saysa bile, ortağınız onu zorunlu tutuyorsa mesajınız reddedilir.
2. Aktarım yöntemini belirleyin
Dosyanın karşı tarafa nasıl gideceği ayrı bir karardır ve içerikle ilgisi yoktur:
| Yöntem | Ne zaman |
|---|---|
| AS2 | İnternet üzerinden doğrudan, imzalı ve şifreli. Büyük perakendecilerin standardı. |
| SFTP | Basit ve yaygın. Dosyalar bir sunucuya bırakılır ya da alınır. |
| VAN | Aracı bir servis sağlayıcı üzerinden. Kurulum kolay, işlem başına ücret var. |
| E-posta / X.400 | Eski kurulumlarda görülür, yenilerde tercih edilmez. |
|---|
Küçük hacimlerde SFTP veya bir VAN genelde en pratik başlangıçtır; AS2 kurulumu sertifika yönetimi gerektirir.
3. Test aşaması
Üretime geçmeden önce test dosyaları alışverişi yapılır. Bu aşama genellikle sanıldığından uzun sürer ve birkaç tur döner. Karşı taraf mesajınızı kendi doğrulayıcısından geçirir ve hataları bildirir.
Test aşamasında en sık dönen hatalar:
- Zorunlu bir segmentin eksik olması
- GLN'nin ortağın sisteminde tanımlı olmaması
- Karakter setinin yanlış seçilmesi (Türkçe karakterlerin bozulması)
- UNT segment sayacının tutmaması
- Tarih format kodunun yanlış olması
Bunların hepsi dosyaya bakarak tespit edilebilir; hata mesajını beklemek yerine gönderdiğiniz dosyayı bir görüntüleyicide açıp kontrol etmek zaman kazandırır.
4. Üretime geçiş
Test onaylanınca üretim ortamına geçilir. Burada dikkat edilecek iki şey vardır:
Test ve üretim GLN'leri farklı olabilir. Ortağınız test için ayrı bir numara verdiyse üretimde onu kullanmaya devam etmek, mesajların sessizce kaybolmasına yol açar.
İlk hafta yakın takip gerekir. Test verisi temiz olur; gerçek siparişlerde beklenmedik karakterler, uzun ürün adları ve sıra dışı miktarlar çıkar.
5. Süreklilik
Entegrasyon bitmiş bir iş değildir. Ortağınız sürüm güncelleyebilir, yeni zorunlu alan ekleyebilir ya da yeni bir mesaj tipi isteyebilir. Gelen şartname güncellemelerini takip etmek, bir sabah siparişlerin akmayı bırakmasından iyidir.
Kendi tarafınızda ne gerekir
Küçük hacimde çalışıyorsanız her şeyi otomatikleştirmeniz şart değil. Pek çok firma gelen siparişi görüntüleyip elle sisteme girerek başlar, hacim arttıkça otomasyona geçer. Önemli olan, gelen dosyayı okuyabilmek ve giden dosyanın şartnameye uyduğunu doğrulayabilmektir.