Faturam neden reddedildi? INVOIC kontrol listesi
INVOIC, EDI mesajları arasında en çok reddedileni. Sebebi genellikle karmaşık değil: birkaç alan yanlış, bir toplam tutmuyor ya da bir referans eksik. Aşağıda en sık karşılaşılan nedenler sırayla.
1. Toplamlar tutmuyor
En yaygın neden bu. Özet bölümündeki MOA nitelikçileri karıştırılır:
| Kod | Anlamı |
|---|---|
79 | Mal toplamı (vergi hariç) |
124 | Vergi tutarı |
77 | Genel toplam (vergi dahil) |
9 | Ödenecek tutar |
Kural basittir: 79 + 124 = 77 olmalıdır. Alıcı sistem bunu aritmetik olarak doğrular ve tutmuyorsa faturayı işleme almaz.
MOA+79:1228.00'
MOA+124:245.60'
MOA+77:1473.60'
Ayrıca kalem düzeyindeki MOA+203 değerlerinin toplamı 79'a eşit olmalıdır. Yuvarlama farkları burada sorun çıkarır: her kalemi ayrı yuvarlayıp topladığınızda tek seferde yuvarlamaktan farklı sonuç çıkabilir.
2. Sipariş referansı eksik veya yanlış
Alıcı sistem genellikle üçlü eşleştirme yapar: sipariş (ORDERS), mal kabul (RECADV) ve fatura birbirini tutmalıdır. Bunu yapabilmesi için faturanın sipariş numarasını taşıması gerekir:
RFF+ON:PO-2026-0042'
ON nitelikçisi "order number" demektir. Bu satır yoksa ya da numara alıcının sistemindekiyle birebir aynı değilse eşleştirme başarısız olur. Baştaki sıfırlar ve boşluklar önemlidir; PO-42 ile PO-0042 farklı numaralardır.
3. Miktar sevk edilenle uyuşmuyor
Fatura, sevk edilen miktarı faturalamalıdır, sipariş edileni değil. Kısmi teslimat yapıldıysa fark buradan çıkar:
- Sipariş: 120 adet (
QTY+21) - Sevk edilen: 100 adet (
QTY+12) - Faturalanması gereken: 100 adet (
QTY+47)
120 üzerinden kesilen bir fatura reddedilir. Bu, otomatik kontrollerin en kolay yakaladığı hatadır.
4. Vergi bilgisi eksik
TAX segmenti oranı ve türü taşır:
TAX+7+VAT+++:::20'
Buradaki 7 "vergi" anlamına gelen nitelikçi, VAT vergi türü, sondaki 20 ise yüzde oranıdır. Oran yazılmazsa ya da kalem düzeyindeki oranlarla özet bölümündeki vergi tutarı çelişirse fatura geri döner.
Farklı vergi oranlı kalemler varsa her oran için ayrı vergi alt toplamı gerekebilir; bu, şartnameye göre değişir.
5. GLN eşleşmiyor
Taraflar isimle değil, GLN numarasıyla tanınır:
NAD+SE+8712345678901::9++ACME FOODS BV+...'
Alıcının sisteminde kayıtlı olmayan bir GLN, faturanın hangi tedarikçiye ait olduğunun anlaşılamaması demektir. Firma adının doğru yazılması bu durumu kurtarmaz — eşleştirme numara üzerinden yapılır.
Sık karşılaşılan bir varyant: fatura kesen tüzel kişi (SE) ile malı gönderen depo (SU) farklıdır ve şartname hangisinin nerede olacağını belirtir.
6. Para birimi belirtilmemiş
CUX segmenti yoksa alıcı sistem tutarları hangi para biriminde okuyacağını bilemez:
CUX+2:EUR:9'
Tek para birimiyle çalışan ortaklarda bu bazen atlanır ve varsayılan kabul edilir; ama şartname istiyorsa zorunludur.
Reddedilince ne yapmalı
1. Varsa CONTRL mesajına bakın — sözdizimi hatasıysa satır numarasını verir 2. Sözdizimi geçerliyse hata iş kuralındadır: önce toplamları, sonra referansları kontrol edin 3. Faturayı ve ilgili siparişi yan yana açıp kalem kalem karşılaştırın
Bu karşılaştırmayı yapmanın en hızlı yolu, iki dosyayı da açıp MOA, QTY ve RFF satırlarını okunur biçimde görmektir.